Ofis Asistanı

OFİS ASİSTANI

Görev Tanımı:

• Ofisin dışarıya açılan yüzü olduğunu, müşteriye karşı markanın ve ofisin imajını yansıtan ve ilk izlenimini sağlayan en  önemli kişilerden biri olduğunu çok iyi bilmek
• Telefonları yanıtlamak ve ilgililere aktarmak
• Telefon aktarımını hatasız gerçekleştirmek, adil olmak
• Kapıdan veya telefonla gelen tüm müşterilerin kayıtlarını tutmak
• Pozitif bir şekilde müşterileri ve Gayrimenkul Danışmanlarını karşılamak
• Yönetim ekibine asistanlık yapmak
• Mailleri almak, ilgililere aktarmak ve takibini yapmak
• Ofisin ve giriş alanının düzenli ve temiz olmasından sorumlu olmak
• Nöbet listesini hazırlamak, organize etmek ve takip etmek
• Ofisi açmak ve kapatmak
• Gelen evrak takibini yapmak, ilgili kişilere iletmek
• Dosyalama, arşiv düzeni ve dokümantasyon işlerinden sorumlu olmak
• Toplantı salonlarını her daim müşterilere hazır halde tutmak
• Toplantı salonlarının organizasyonunu yapmak
• Ofis ihtiyaçlarını günlük ve haftalık takip edip Broker onayıyla satın alma işlemini gerçekleştirmek

Özellikleri:

• İnsan ilişkileri kuvvetli
• Telefon becerileri kuvvetli
• Pozitif, yapıcı ve güleryüzlü
• Sözlü ve yazılı iletişimi kuvvetli
• İyi derecede Office programlarını kullanabilen
• Düzenli ve bakımlı
• Profesyonel bir imaja sahip