Liderlik ve yöneticilik üzerine yapılan tüm çalışmalarda, üzerinde durulan en önemli konulardan biri elbette delegasyon kavramı. Birçok uzmanın belirttiği gibi görev ve sorumlulukların dağılımını doğru bir şekilde yapan yönetici hem ekibini geliştiriyor hem de kendi liderlik yolculuğunu daha başarılı bir şekilde sürdürüyor. Öte yandan liderlerin özellikle de orta düzey ekip yöneticilerinin bu konuda çok zorlandığı biliniyor. Bazıları işleri fazlasıyla delege edip süreci takip etmiyor, bazıları ise kontrolü elden bırakmaktan korkarak tüm sorumlulukları üzerine alıyor.
Oysa delege etmek kontörlü bırakmak değil, çalışanlara güvenerek şirketin büyümesine ortak bir katkı sağlamak anlamına geliyor. Bunun için de süreçlere mutlaka dahil edilmesi gereken 5 strateji bulunuyor.
Sadece göreve değil, sonuca da yatırım yapılmalı
Ekip öncelikle işin sahibi olduğunu hissetmeli. Çünkü böylece, tamamlanması gereken görevlere değil, tamamlanması gereken görevlerin sonuçlarına odaklanırlar. Ortak sahiplik başarıda da ortaklığı getirir. Ekibin şirketin vizyonuna bağlı olması, zaman içerisinde bu vizyondan vazgeçmek istememelerine de neden olur. Bu tür bir ortamda çalışanların takip edilmesine de ihtiyaç olmaz çünkü herkesin hedefi ortak bir paydada buluşur. Böyle bir süreci başlatmanın en iyi yolu ise ekiple yapılacak ortak bir toplantıda şirketin gelişiminin genel vizyonunu tanımlamak olacaktır.
Tam bir özgürlük ortamı için roller ve sorumluluklar net olmalı
Belirsizlik ortamı üretkenliğin önündeki en önemli etkenlerden biridir. Roller ve sorumluluklar tanımlanmadığında, karışıklığın, görevler çakışmasının ve teslim tarihlerinin kaçırılmasının önüne geçmek çok zor bir hale gelir. Bunu önlemek için, ekipteki görev ve sorumlulukların net olması gerekir. Böylece iş yerinde sürekli bir denetime ihtiyaç kalmadan sorumlulukların net olduğu bir çalışma ortamı sağlanır. Çünkü hesap verebilirlik ve açıklık, günlük işlerdeki engelleri ortadan kaldırmaya yol açar. Herkes kendi rolünü, başkalarının rollerini ve tüm sürecin işleyişini açıkça bilir. Böyle bir güven ortamı verimliliği de beraberinde getirir. Bu ortamı oluşturmak için ise öncelikle bir rol matrisi oluşturulmalı. Bu matriste net olmak ve tanımlamalar arasında esnek noktaların olmaması kritik önem taşır.
Kendi kendine yeten sistemler kurulmalı
Özellikle orta düzey yöneticilerin en zorlandığı konulardan biri tüm karar alma süreçlerinde kendilerine ihtiyaç duyulması ve ekip üyelerinin inisiyatif alarak gerekli noktalarda karar alabilmesidir. Her aşamada ve her noktada yöneticinin varlığına ihtiyaç duyulması bir süre sonra süreçlerde tıkanmalara yol açar. Bu tür durumların yaşanmaması için etkili sistemler kurulması gerekir. İlk olarak mevcut sistemler değerlendirilmeli ve yavaşlıkların yaşandığı alanlar tespit edilmelidir. Çalışanların hangi aşamalarda izine veya yönlendirmeye ihtiyaç duydukları belirlenmeli. Tespit edildikten sonra yönergeler oluşturulmalı ve süreçlerin aksamadan ilerlemesini sağlayacak bir mekanizma kurulmalıdır.
Sorunlara değil çözümlere odaklanılmalı
Bir işletmede ekipleri verimsizleştiren en önemli sorunlardan biri herhangi bir çözüm sunmadan sorunları ortaya koymak olabilir. Bu tür durumlar için iş akışlarını netleştirdikten sonra, ekibe güvenmeli ve sorunlarla karşılaştıklarında yöneticilerine sorunlarla değil çözüm önerileriyle gitmeleri gerektiğini öğütleyen bir şirket kültürü oluşturulmalı. Yönetim tarafından çalışanları sorunu çözmek için yeterince yenilikçi veya etkili fikirler sunmaya teşvik edecek bir yapı oluşturulmalı.
Kendi kendine çalışan geri bildirim sistemleri oluşturulmalı
Hesap verebilirlik, birine baskı yapmak anlamına gelmez. O nedenle, insanların performansları hakkında rapor verebilecekleri ve bundan sorumlu olabilecekleri yapılar oluşturmak gerekir. Hesap verebilirlik döngüleri, ekibin kendi kendini organize etmesine, hataları düzeltmesine ve mikro yönetim olmadan motive kalmasına yardımcı olan çerçeveleri oluşturur. Bu tür sistemler oluşturulduğunda, işin yapılıp yapılmadığını veya teslim tarihlerinin karşılanıp karşılanmadığını sormaya gerek kalmaz. Böyle bir yapı için çalışanların ekip içindeki faaliyetlerini bildirdiği bir raporlama sistemi uygulanmalı. Bunun için haftalık veya günlük durum raporları veya proje yönetim araçları kullanılabilir.
Kaynak: LİNK
